Voor een opdrachtgever, een adviesbureau in Den Haag, ben ik op zoek naar een officemanager voor gemiddeld 3 dagen per week, locatie Den Haag.

Als officemanager ondersteun je de bedrijfsvoering. Je beheert diverse officesystemen en stuurt voor enkele processen (bijvoorbeeld facturatie) ook het (extern) personeel aan. De organisatie is jong, daarom is het verder inrichten van de diverse processen en administraties ook onderdeel van je functie. Je ondersteunt de drie partners en andere adviseurs.

WAT VRAAGT DE ORGANISATIE?

• HBO+ werk- en denkniveau;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een soortgelijke functie;
• Organisatietalent;
• Enige boekhoudkundige ervaring bij voorkeur met het boekhoudsysteem Twinfield;
• 2-3 dagen per week beschikbaar (aanwezigheid op vrijdagochtend is vereist);
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
• Je bent energiek, representatief, proactief, flexibel en stelt je dienstverlenend op;
• Je werkt zeer nauwkeurig en geeft zelf structuur aan je werk;
• Je bent onderdeel van het team en doet mee met de informele activiteiten van de organisatie;
• Je sluit aan bij de kernwaarden van de organisatie: Partnerschap, Professionaliteit, Creativiteit en Integriteit;
• Je bent op korte termijn beschikbaar (bij voorkeur starten in 2017);
• Flexibele werktijden;
• Woonachtig in regio Den Haag of omstreken.

DE FUNCTIE

De werkzaamheden bestaan hoofdzakelijk uit de volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Gastheer/vrouw: Je vindt het belangrijk dat het kantoor er representatief uitziet en dat de medewerkers en bezoekers zich welkom voelen.
• Officemanager: Je zorgt voor een goedlopende front- en back office en fungeert als vraagbaak voor de medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de inkoop (o.a. kantoorartikelen, sleutelbeheer en archivering). Je organiseert zakenreizen, trainingen, klantevents, bureau-avonden en informele bijeenkomsten.
• Website, communicatie: Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van de website. Je stemt hiervoor proactief af met medewerkers.
• Administratie, boekhouding: Een substantieel deel van je tijd werk je met ons boekhoudprogramma Twinfield waarbij je o.a. facturen inboekt/ opstelt en rapportages maakt. Je werkt hierbij samen met de externe administratiekantoor/accountant. Je schrikt er niet voor terug om de medewerkers te herinneren aan het tijdig aanleveren van input zoals urenstaten.

WAT BIEDT DE ORGANISATIE?

• Werk in een jonge en dynamische omgeving;
• Een marktconform salaris;
• Trainingen indien nodig gericht op bijvoorbeeld vaardigheden en persoonlijke ontwikkeling;
• De mogelijkheid om mee te groeien in een organisatie in ontwikkeling;
• In eerste instantie een tijdelijk contract.